Si eres freelance, necesitas tener una plantilla para presupuesto especial, ¿por qué? Porque cuentas con muy poco tiempo para contarle a ese cliente potencial qué tienes tú que no tengan otros de los tropecientos copys que hay por ahí (o diseñadores, o community managers).

En el artículo de hoy te cuento qué apartados tiene que tener tu plantilla de presupuestos y cómo rellenar cada parte.

Qué es una plantilla para presupuesto y por qué es bueno que tengas una

En tu trabajo como copywriter freelance (o cualquier otra especialidad del marketing, branding o creatividad) vas a pasarte media vida pasando presupuestos.

Y te cuento un secreto, o un par: no es fácil, ni divertido, ni satisfactorio. Sobre todo cuando no sabes exactamente cómo hacerlo y los resultados no son lo que esperas.

Es una tarea que lleva mucho tiempo y, como buen autónomo, tu tiempo es el más valioso de tus activos, así que más te vale poner en práctica un par de acciones para ahorrarlo e invertirlo lo mejor que puedas.

Una de las cosas más inteligentes que puedes hacer es tener tu propia plantilla para presupuesto. Pero, ¿qué es un plantilla de presupuestos?

Una plantilla es un documento en Word, Canva o Power Point en donde recoges los aspectos más importantes de aquello que quieres comunicar cuando pasas un presupuesto.

¿Existen cosas importantes más allá de lo que lleva el proyecto en sí y lo que cuesta?

Sí, sobre todo si no quieres comerte demasiados noes por ser “caro”.

¿Cuáles son los beneficios principales de tener una plantilla para presupuesto?

  • Ganar tiempo
    • Y, como te he dicho, el tiempo es uno de tus mejores activos. Habrá momentos en los que te llegarán muchas peticiones de presupuestos y te encontrarás agobiado por tener que presentar más propuestas de las que tienes tiempo de preparar. Es importante que tengas un documento base sobre el que hacer pequeñas modificaciones para cada cliente potencial.
  • Trabajar tus propuestas con estrategia
    • Porque esta (la estrategia) no solo debería estar presente en tus redes sociales o en tu modelo de negocio en general, también es importante (muy mucho) tener una cuando presentas presupuestos a personas interesadas en tus servicios.
    • Tener una plantilla de presupuestos freelance te permitirá decidir con antelación qué aspectos de ti y de tu negocio quieres resaltar cuando presentes una propuesta, ¿Has trabajado en grandes empresas? ¿Has creado textos o algún otro elemento creativo para algún emprendedor de renombre? ¿Has aparecido en prensa o has hecho alguna colaboración digna de mención?
    • Todo esto puede hacer que la balanza se incline a tu favor y, si vas deprisa y corriendo porque no llegas a presentar el presupuesto en la fecha acordada, no tendrás tiempo de analizarlo de forma estratégica.
  • Flexibilidad
    • Aunque no lo creas, tener una plantilla para tus presupuestos te permitirá ser más flexible. Poco a poco, irás creando tus documentos cada vez más especializados según el tipo de cliente al que tengas que “impresionar”. Sabiendo cuáles son los elementos que tienes que añadir a este documento, podrás adaptarlo más fácilmente para que se ajuste a las necesidades del cliente potencial como un guante.

Todo eso está muy bien Sara pero, ¿cuáles son esos elementos imprescindibles?

Impaciente.

Allá voy.

plantilla para presupuesto

La plantilla para presupuesto que te conseguirá más síes

Sí.

Existen elementos que son imprescindibles en presupuestos cuyo objetivo es ser aprobados.

¿Por qué?

Porque presentar un presupuesto a un cliente es como crear un webinar de venta de un programa premium, pero eso nadie te lo ha contado nunca.

A mí, por lo menos, no me lo dijeron. Tardé demasiado en darme cuenta. Y eso que soy copy.

Un día pensé, si utilizo métodos persuasivos para mis textos y los de mis clientes, ¿qué diferencia hay entre eso y los presupuestos que presento?

Porque, al fin y al cabo, esto es lo que hace un buen copy: ayudar a alguien a tomar la mejor decisión.

Si yo sé que puedo ayudar a alguien en su negocio ¿por qué no currármelo para que lo perciba?

Si estás leyendo esto y no eres copy, puedes leer este artículo sobre lo que es copywriting. Lo más interesante es que encontrarás la diferencia entre persuadir y manipular (que demasiadas veces se confunde).

Volviendo al lío.

Voy a contarte a continuación cómo debe ser tu plantilla para presupuesto, pensando en persuadir a tu audiencia (un emprendedor o empresa) para que te confíe la creación de los textos de su negocio (o diseño, web, redes sociales…)

El problema del cliente

Hay que ver lo simple que es esto, lo mucho que funciona y la de veces que se olvida.

El primer punto de tu presupuesto debería ser una exposición, simple y que vaya al grano, de los problemas que tiene el negocio de tu cliente potencial actualmente.

Estos problemas son el motivo por el que el cliente potencial te ha contactado en un primer momento y gran parte de la razón por la que va a contratarte.

Siempre aconsejo que, previo a enviar un presupuesto, tengas una pequeña reunión con el cliente para enterarte bien de lo que quiere y lo que necesita (que muchas veces no coincide).

Aprovecha esa primera toma de contacto para conocer todos los problemas que tiene relacionado con lo que tú puedes hacer por él.

Por ejemplo, si eres copy y quiere que trabajes los textos de su web, puedes preguntarle cosas como:

  • ¿Cuál es la necesidad más grande que tienes de mejora ahora mismo en tu página web?
  • ¿Qué crees que te está impidiendo avanzar?
  • ¿Cuál crees que sería la solución inmediata a estos problemas?
  • ¿Has hecho algo hasta ahora para solucionar esos problemas?

Como ves, estas preguntas las puedes adaptar a cualquiera que sea el servicio que ofreces y, la idea, es que sigas indagando según sus respuestas.

Además de esta charla (que no te aconsejo en ningún caso que dure más de 30 minutos) dedica otra media hora a investigar a este profesional por tu cuenta.

Sus redes sociales, su página web actual y otra presencia online que pueda tener son buenos puntos de partida.

Se trata de localizar aquellos aspectos de su marca que son mejorables y que le están causando ese problema principal (o necesidad) que te contó en su reunión.

Recuerda, a la hora de presentarlos en la plantilla para presupuesto no te enrolles. Expón cada problema de forma simple y desarróllalo tú de forma oral si lo necesitas.

Ejemplo de un cliente que quería copy para su web y que su principal problema era el de no obtener clientes de su especialidad:

  • Los textos actuales son complicados y no reflejan exactamente a qué se dedica el profesional.
  • Las llamadas a la acción no invitan a clickar.
  • No se refleja la autoridad que ya tiene el profesional; según lo que dicen los textos actuales y cómo lo dicen, parece más un amateur que un diseñador que lleve 20 años trabajando.
  • No hay diferenciación, un cliente potencial no entenderá por qué tiene que pagar más a este profesional por el mismo trabajo que le haría otro freelance a la mitad de precio.

Beneficios del proyecto

El idilio del copy y los beneficios. Si trabajas en esto (o en cualquier cosa relacionada con el marketing digital) ya sabes de qué va.

Sin embargo, ¿cuántas veces los has usado cuando presentas un presupuesto?

Después de mostrarle al cliente potencial todo aquello que no está funcionando, llegó la hora de contarle cómo podrían cambiar las cosas si se decide a trabajar este proyecto contigo.

Los beneficios permiten saborear cómo vamos a estar una vez lleguemos al “estado soñado”.

Es simple, lista en tu presentación los beneficios que te interese resaltar. Ojo, y que sean reales:

En el ejemplo anterior:

  • Objetivo principal: atraer de forma orgánica al tipo de cliente que interesa.
    • Clientes de una especialidad concreta.
    • Que busquen un profesional con cierta autoridad (y con el consecuente precio)
  • Aumentar la conversión de la web:
    • Con llamadas a la acción más acertadas y persuasivas.
    • Con textos más claros y creados para llevar a la acción al lector.
  • Mejorar el posicionamiento de marca.
plantilla para presupuesto

Tú y tu autoridad, el gran olvidado en toda plantilla para presupuesto

Esto es tan básico, que es absurdo que la mayoría de las plantillas para presupuestos no lo contemplen: tienes delante a una persona que se está pensando invertir en ti parte de los recursos que tiene para tu negocio.

No solo necesita saber qué vas a hacer, también necesita otras dos cosas:

  • Saber qué tipo de personas eres.
  • Saber que no solo dices que lo sabes hacer, sino que lo demuestres.

Por eso, la tercera diapositiva o apartado en tu plantilla para presupuesto debe de ser un pequeño resumen de tu sobre mí, añadiendo además trazas importantes que te otorguen autoridad.

Voy por partes. Empecemos por el sobre mí, ¿qué añadir y qué no?

Como te decía al principio de esta sección, tienes delante de ti a una persona que está planteandose invertir en tus servicios. Necesita sentir que confía en ti, que eres una persona con la que puede trabajar.

Para eso es importante que compartas parte de quién eres y por qué eres perfecto o perfecta para el proyecto que te propone.

Algunas preguntas que puedes hacerte para saber qué poner en esta sección son:

  • ¿Coincide su propósito con el tuyo?
  • ¿Vas a poder aportar algo a ese propósito con tu trabajo?
  • ¿Seguías ya a esta persona y te hace especial ilusión ayudarlo en su proyecto?
  • ¿Crees que tiene mucho potencial y que podrías ayudarlo a exponerlo?
  • ¿Estabas en una situación parecida a la suya y conseguiste revertirla?
  • ¿Tienes puntos en común con esta persona? ¿Tienes hijos, eres nómada digital, te encantan los animales, colaboras con alguna causa?

Como ves, hay algunos puntos con tintes más personales pero es que, repito, necesitas trabajar la confianza del cliente potencial en ti y no solo puedes trabajarlo con datos objetivos.

En definitiva, guarda unos minutos para contarle quién eres.

Además de estos detalles para trabajar la confianza, necesitas trabajar tu autoridad. Para esto, procura nombrar proyectos parecidos en los que hayas trabajado y comparte con tu cliente potencial el testimonio de antiguos clientes.

Además, si has trabajado en proyectos de renombre, con agencias conocidas o start ups internacionales es muy buena idea que lo incluyas.

No se trata de darte autobombo, porque el protagonista del proyecto es el cliente potencial y no tú, así que se prudente a la hora de presentarlo.

De lo que se trata es de decirle al cliente, oye, no te preoucupes, sé que puedo ayudarte porque ya he ayudado a otras personas en tu misma situación.

Además, puedes incluso mostrar algún antes y después para enseñar de forma gráfica lo que has logrado para otros.

El proyecto en sí

Llegó el momento.

Es ahora cuando toca hablar exactamente sobre qué vas a trabajar y qué va a recibir el cliente.

Asegúrate de que queda todo súper claro.

Por ejemplo, no pongas entrega de los textos de una página web, indica exactamente qué apartados se van a trabajar:

  • Página sobre mí
  • Home
  • Página de servicios.

Y si estás trabajando en tu plantilla para presupuestos sobre proyectos, por ejemplo, de identidad visual, asegúrate de no utilizar demasiado palabrerío técnico y que al cliente le quede claro qué va a recibir.

Por ejemplo, no te conformes con decir logo vectorizado. Explícale, para qué le sirve eso a él.

Esta sección no debería durar más de una diapositiva o página.

El proceso

¿Sabes cuál es uno de los motivos que más echa atrás a los clientes potenciales?

Los procesos.

No quieren que delegar les cueste un trabajo más, no les apetece estar detrás de un profesional para que les haga el trabajo acordado y tampoco quieren añadir ni una pizca más de caos a sus vidas.

Parece mentira, pero tener unos procesos de trabajo bien definidos y compartirlos con el cliente potencial, puede hacer que la balanza se incline a tu favor.

Para eso, comparte con él (en una misma diapositiva) cuál va a ser el proceso:

  • Cuál será la implicación por su parte.
    • ¿Tendrá que rellenar cuestionarios? ¿Tendrá que estar atento para darte feedback?
  • Cuántas reuniones necesitarás con él a priori y cuándo serían.
  • Cuándo empezarás a hacerle entrega de tu trabajo
  • Cuándo empieza y termina el proyecto.

Déjale claro que el calendario es orientativo, pero verlo todo plasmado le dará mucha seguridad, confianza (ya hemos hablado de que esto es primordial) y le quitará gran parte de la pereza.

La inversión

¿Cuál es debería ser la última parte en tu plantilla para presupuesto? La inversión.

Después de contarle el valor que le vas a aportar, llega el momento de hablar de dinero.

Varios consejos al respecto:

  • Ojo al vocabulario: Inversión y precio no son lo mismo. Llámale de la primera forma porque, si sabes lo que haces, eso será justamente lo que supondrá el desembolso para tu cliente, una inversión en su negocio.
  • No justifiques el precio. Muéstralo y punto, ya has hablado de todo lo que vas a aportar, no tienes que justificarlo.
  • Aprovecha para preguntarle que dudas le surjen respecto a todo lo que te ha contado. Es un momento perfecto para resolver objeciones.

Para terminar, el presupuesto no lo es todo

Ahora que ya sabes cómo crear una plantilla para presupuesto que te consiga una mayor facturación, déjame contarte algo:

El presupuesto es solo una parte (muy importante, eso sí) del trabajo.

Además, tienes que trabajar de forma previa la confianza y autoridad hacia tu audiencia, de forma que estén deseando trabajar contigo (sea cual sea tu precio).

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