Notion vs airtable. Dos herramientas de gestión de proyectos muy populares y muy potentes pero, ¿cuál es la más completa?

En el artículo de hoy voy a enseñarte qué es cada herramienta y cuáles son las ventajas de cada una, para que puedas decidir cuál de ellas es la que más te conviene.

Y sí, voy a contarte cuál es mi favorita (he utilizado las dos). Hoy me mojo!

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Por qué utilizar una herramienta de gestión de proyectos.

Cuando trabajamos solos, y con solos me refiero a sin equipo (al menos no permanente), tendemos a creer que no nos hace falta ninguna herramienta de gestión de proyectos.

Total, no tenemos a nadie a quién comunicar avances ni a quién asignar tareas.

Pero voy a contarte algo por propia experiencia: SÍ necesitas herramientas de gestión, aunque estés más solo en tu negocio que la una.

¿Por qué?

  • No puedes tenerlo todo en la cabeza. Una herramienta de gestión evitará que olvides cosas (y créeme, lo harás tarde o temprano).
  • Tu negocio va a seguir creciendo, y con él los proyectos en los que estés implicado. Aunque sigas trabajando sin equipo eternamente, necesitarás poner orden en todo lo que estás metido, que no es poco: proyectos con clientes, redes sociales, trabajo interno, administración de tu propio proyecto, etc.
  • Tener una visión global de tu mes, tu semana, tu año… hará que comprendas mejor en qué estás metido y tomarás mejores decisiones basadas en hacia donde está yendo tu negocio y hacia donde quieres ir.
  • Y, sobre todo, tendrás el control de tu tiempo. Este es el nuevo oro, amigo mío. Tu tiempo te estás costando dinero, ¿por qué no utilizar una herramienta que te ayuda a ahorrarlo?

Notion vs Airtable, ¿son las dos mejores?

Herramientas de gestión hay mil.

Y créeme que no exagero.

Yo he usado muchas otras, entre ellas la popular Trello. Pero en este post quiero comparar para ti dos populares y que, además, conozco bien.

Por otro lado, Airtable es muy parecida (por no decir igual) a Asana, así que hablándote de ella mato dos pájaros de un tiro.

Una cosa te aconsejo antes de comenzar: estas dos herramientas cuentan con una versión gratuita, así que, independientemente de lo que opines después de leer este post, deberías invertir un par de horas trasteándolas.

No pierdes nada.

Airtable

Cuando comencé en esto del emprendimiento, Airtable fue una de las primeras herramientas de gestión de proyectos que utilicé.

Me la descubrió un cliente de por aquel entonces y me encantó (de esto hace ya un par de añitos).

Airtable es un sistema que mezcla muy bien las típicas hojas de cálculo tipo Excel con una base de datos para tus proyectos y demás.

Tiene un dashboard fácil de organizar y de compartir. Esta es una de las cosas que más me gustan de este herramienta.

Como ves, puedes crear distintos espacios de trabajo para organizar diferentes proyectos.

En su día, yo la estructuraba así:

  • Un espacio de trabajo para cada cliente.
  • Un espacio de trabajo para mi propio proyecto.
  • Dentro de esos espacios, cada fase o temática tenía su propio tablero (los iconos de colores que ves).

En Airtable, es fácil compartir cada espacio de trabajo con la persona correspondiente. También puedes compartir solo uno de esos «iconos» con quien te interese.

Por ejemplo, yo puedo compartir la parte Mi Negocio de mi espacio de trabajo con, por ejemplo, un asistente virtual, pero no me hace falta compartirle también la sección Viajes.

La plantilla base de Airtable es como una hoja de Excel. Puedes utilizarla para crear todo tipo de bases de datos y planillas de organización. Algunos de los usos que yo le daba:

  • Calendario de Redes Sociales
  • Base de datos (clientes, colaboradores)
  • Organización de mis viajes

Airtable te permite crear columnas con todo tipo de funcionalidades:

  • URLS
  • Documentos adjuntos
  • Comentarios
  • Fechas
  • Check box
  • Categorías para seleccionar

Por último y, aunque como te dije la plantilla base de Airtable es una hoja de cálculo, han incorporado muchos tipos de vista para que las adaptes a tus necesidades.

Calendario

Galería:

Kanban o tablero (tipo Trello):

Un último detalle chulo sobre esta herramienta es que tienen un montón de plantillas organizadas por categorías para que no tengas que partir de cero.

Una vez la escoges, puedes personalizarla todo lo que quieras.

Como ves, se trata de una herramienta de gestión de proyectos súper potente y muy personalizable.

La utilicé durante mucho tiempo y me encantaba.

Pero le fui infiel. Y, ¿sabes una cosa?

Me alegro de haberlo sido…

¿Por qué en un reto Notion vs Airtable, gana la primera?

Porque tiene todas estas funcionalidades y las mejora, con creces. Y estoy a punto de mostrártelo.

Notion

Si hubiera sabido de programación, habría creado para mí una herramienta como Notion.

Para empezar te diré que es tan extremadamente personalizable y tienes tantísimas funcionalidades, que ahora mismo mi vida está dentro de esta herramienta.

Cuando entres en este programa de gestión de proyectos, esto es más o menos lo que verás:

A la izquierda, un panel de control en el que, por defecto, encontrarás plantillas del propio programa.

Este es el aspecto de mi página principal ahora mismo:

Cada página de Notion se te presenta como una hoja en blanco para que puedas montar en ella todo lo que necesites.

Antes de mostrarte algunas de sus funcionalidades más potentes, voy a hacerte una lista de cosas para las que utilizo este programa de gestión (y el motivo del que sea el ganador de esta puja Notion vs Airtable):

  • Es el Dashboard de mi negocio.
    • Como ves en la imagen, ahí tengo todos los accesos e información que necesito para mi proyecto.
  • Control y seguimiento de tareas.
    • Tanto los proyectos que hago con clientes como los que llevo a cabo con mi socia Haizea de Pedro, tienen un listado de tareas que controlar. Todo el seguimiento lo hago desde Notion.
    • Por supuesto, pasa lo mismo con las tareas de mi propio negocio.
  • Control de mi blog y redes sociales.
    • Las keywords, las publicaciones y todas las tareas relacionadas con el blog las controlo desde aquí. Incluso, escribo los artículos en Notion.
  • Asuntos personales.
    • Tengo listas y tablas para recetas y viajes que estoy organizando o que quiero hacer en un futuro.
    • Además organizo aquí lecturas, aprendizajes, cursos…

Y no sigo porque no quiero aburrirte.

Ya te he dicho que toda mi vida está en Notion.

Esta herramienta, te permite crear tablas de control de proyectos, exactamente igual que Airtable (y otras parecidas como Asana) pero tiene una funcionalidad extra. Dentro de cada línea de dicha tabla, puedes guardar una hoja en concreto con toda la información de dicho proyecto o tarea.

Es brutal.

Aquí, ves un panel de proyectos. En él tienes datos como los participantes, el estado o la fecha de lanzamiento.

Todos estos datos son, por supuesto, personalizables.

El problema es que cada uno de esos proyectos tiene, a su vez, una serie de tareas asociadas.

En Airtable, tendría que crear otro tablero a parte, en otro dashboard distinto.

En Notion, no.

Cada una de esas líneas es una hoja donde crear otra lista de tareas, tabla o checklist para tener controlado cada proyecto sin volverme loca buscando en otras hojas de trabajo.

Notion te permite crear un montón de tableros distintos para organizar todas tus cosas. Algunos de ellos son:

  • Tablas (como la que acabas de ver con las tareas)
  • Listas
  • Tableros (tipo Trello)
  • Boards
  • Galería
  • Calendario
  • Línea de tiempo

Además, cada uno de estos, lo crees como lo crees, puedes cambiarlo de vista siempre que quieras.

Es decir, tener un tablero en vista de tabla y en vista de tablero según te venga mejor.

Para que me entiendas, aquí tienes las vista tablero y tabla de mi Calendario de Contenidos:

Notion tiene infinidad de plantillas para crear nuevas páginas.

Y cuando digo infinidad, lo digo en serio.

Los usuarios pueden crear plantillas nuevas y subirlas de forma pública al programa, con lo que encontrarás nuevo material de forma continua.

Las plantillas están categorizadas por sectores. Algunos de estos son:

  • Diseño
  • Estudiantes
  • Ingeniería
  • Marketing
  • Recursos Humanos
  • Personal
  • Product management
  • Ventas
  • Soportes y otros
Verás esas categorías a la derecha

Dentro de cada una de esas pestañas hay mil historias que puedes escoger para organizar tu día a día y, por su puesto, personalizarlas a tu gusto.

Las que yo más utilizo son las plantillas para viajes y reuniones.

Estas últimas son muy prácticas.

Cuando escoges la plantilla meeting, podrás elegir entre una página en blanco o una reunión concreta (de proyecto, Ad Hoc, de seguimiento) y el propio programa te crea una serie de preguntas para llevar una reunión más productiva.

Simplemente brutal.

Si quieres aprender a manejar Notion para tu negocio (tengas o no equipo), tengo un Taller de Notion para Emprendedores que te va a ser de lo más útil.

En él te enseño a crear 3 aspectos básicos para tu negocio en la herramienta y, además, te hago un barrido por mi propio Dashboard para inspirarte y que puedas sacarle el máximo partido.

Es un taller que «está vivo». Los alumnos me han ido pidiendo más cosas y las voy a ir añadiendo. De modo que, compras una vez, y tienes derecho a las actualizaciones.

Lo tiene aquí por 27€ (y lo puedes hacer a tu ritmo).

Eso sí, al ir añadiendo actualizaciones, el precio irá subiendo. No sé cuánto tiempo más lo tendrás a este precio así que, no procrastines.

Notion vs Airtable, ¿realmente necesitas una herramienta de gestión de proyectos?

Rotundamente sí.

Uno de los activos más valiosos de cualquier emprendedor freelance es su tiempo. Tú tiempo.

Mantenerte enfocado, sabiendo lo que tienes que hacer en cada momento y evitar perder tiempo buscando documentación, recordando el punto en el que dejaste el proyecto la semana pasada o mandando emails a clientes y colaboradores para enterarte de como va tal o cual cosa es fundamental para un negocio.

Uno sano. De los que mola llevar y, además, tiene tiempo de hacer actividades que le den dinero.

Por todo esto necesitas una herramienta de gestión de proyectos.

Y, además, puedes utilizar su versión gratis hasta que veas si es para ti o llegue el momento de subir de plan.

No pierdes nada.

Tal y como yo lo veo, solo ganas.

Qué me dices. ¿Te animas?

Si ya utilizas una herramienta de gestión de proyectos o vas a animarte a hacerlo, cuéntamelo en comentarios. Y, por supuesto, si tienes alguna pregunta, ¡lánzala!

Te leo🤓

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