¿Te cuento un secreto?

Soy una máquina de la productividad. Y cuanto más tiempo dedico cada mes a implementar nuevas rutinas mejor uso hago de mi tiempo.

De hecho, en mi grupo de mindset, que está lleno de diseñadores hipercreativos y desastres en lo que a organización se refiere, siempre tenemos una coña.

Deberías dar un curso de métodos de organización

Bien. No es el caso porque lo mío es el copywriting, pero no hay motivo para no utilizar mi blog como medio para contarte cómo logro organizarme.

Porque al final, los copys al igual que los diseñadores, trabajamos con procesos, fases y plazos de entrega.

Así que hoy estreno categoría en mi blog, Vida Emprendedora, para contarte cuáles son mis herramientas de organización preferidas.

Seguro que podrás sacar algo de provecho.

¿Empezamos?

Por qué deberías utilizar herramientas de gestión

Sí, vas a tener que utilizarlas.

Mi primer consejo es que huyas de la idea de que las herramientas de gestión son sólo para las personas que tienen equipo.

Para aquellos que aún hacemos uso del Juan Palomo, estas son imprescindibles.

Piensa que en cada proyecto en el que trabajas vas a desarrollar unas fases concretas y tienes plazos distintos.

Las herramientas de gestión no son solo para los negocios con equipo. Los freelances podemos sacar mucho provecho de ellas para organizar nuestro tiempo y cumplir con los plazos sin morir en el intento.

Además, tendrás reuniones con clientes y colaboradores, y, muy probablemente, más de un proceso de formación pendiente.

¿Cómo vas a organizar todo esto sin tener un panel que te lo ponga todo claro?

¿Cómo vas a saber qué trabajo tienes que sacar cada día para llegar a los plazos?

Yo, desde luego, no puedo. ¿Puedes tú?

Si la respuesta es lo hago a trompicones, a continuación te cuento mis herramientas favoritas.

Trello

Clásica.

Estoy segura de que la conoces.

Si no sabes optimizarla correctamente, es posible que te vuelvas loca a base de listas, pero es perfecta para organizar los pendientes de la semana (que surge día a día) y para llevar el paso a paso de un proyecto (sobre todo de los más largos).

Te cuento como la uso.

Lista de pendientes de la semana

Esta la utilizo casi como un cuaderno de notas.

Habitualmente durante la semana van surgiendo asuntos que quiero tener resueltos antes del viernes, pero colocarlos es algún lugar concreto de mi agenda me resulta complicado.

¿De qué cosas estoy hablando? Pues por ejemplo:

  • Llamar al banco para arreglar una incidencia con la tarjeta
  • Enviar a un cliente el cuestionario para el testimonio
  • Recibir el ok (o no) de un presupuesto

Todo lo que voy finalizando pasa de columna y así, cuando llega el viernes, tengo hecho todo lo que quería. ¡Sólo por el placer de pasarlo de columnita!

Organización de proyecto

Todos los proyectos creativos tiene un proceso: briefing, investigación, lluvia de ideas, etc.

Para los que son muy largos, en mi caso los proyectos web integrales, el proceso puede ser costoso y, si no tengo una guía, puedo ir saltando de tarea en tarea de forma desordenada.

Trabajar así, además de ser estresante, es muy poco productivo.

Para eso tengo mi lista de proyectos por cliente que genero cada vez que comienzo uno nuevo (aunque estoy empezando a aprender a utilizar la función de plantillas de Trello para automatizar el proceso).

¿Qué pongo en casa paso de la lista?

  • Entrega y firma del contrato. Pago del 50% del adelanto.
  • Entrega del briefing.
  • Reunión post briefing.
  • Fase de investigación (con una check list dentro que diga cada tipo de fuente a consultar)
  • (Y así el resto de fases del proyecto)

Organizándolo así, soy consciente de todo lo que tengo que escribir, editar, investigar…

Voy en plazo y tengo todo listo, habitualmente, antes de la fecha de entrega.

Airtable

Es parecida a Asana, pero su versión gratuita es mucho más completa.

Llevo año y medio trabajando con ella y aún no he visto necesidad de pasarme a la opción de pago. Y eso que la utilizo a diario y para muchas más cosas de las que te pongo aquí.

¿Para qué? Te cuento:

  • Organizar mis publicaciones en redes sociales.
    • Las organizo con un mes de antelación, y sus tableros te permiten poner fecha, tipo de publicación, textos y adjuntos (entre otras cosas) así que adjunto la publicación, el copy, el día … y lo tengo todo perfectamente organizado cuando llega el día de publicar.
  • Organizar mi blog.
    • Es lo mismo que con las RRSS. Puedo saber los temas y las keywords, el estado del post y la fecha de publicación de un sólo vistazo.
  • La Agenda del creativo.
    • Ahora que tengo esta nueva sección en mi Instagram, utilizo uno de los tableros de la aplicación para organizar las fuentes a las que recurro en busca de información fresca.
  • Mis Directos de Instagram.
    • Todos los miércoles a las 16h (horario de Madrid) charlo en directo con un profesional del sector creativo o con perfiles que se encargan de ayudarlos. Para saber quién habla cuando, guardar el tema de las entrevistas y los visuales que voy a utilizar para promocionarlas utilizo también esta herramienta que me tiene enamorada.

Tranquila, que te enseño ejemplos.

Google Calendar

Aunque es sin duda la más popular, lo cierto es que la he añadido a mi lista de herramientas favoritas hace poco.

La utilizo principalmente para agendar las sesiones de valoración gratuitas y las reuniones con clientes y colaboradores.

Me encanta las opciones de color y la posibilidad de pegar allí la sala virtual para la reunión. Además, está el nuevo Google Meet up. Aunque aún no puedo darte una opinión muy favorecedora porque la mitad de las veces que la he utilizado he tenido problemas con el sonido.

Pero espero que lo arreglen pronto. ¡Se trata de Google!

Agenda Charuca jumbo día vista

Aunque me encanta utilizar medios digitales, sigo necesitando escribir y tener algún medio para organizar el día por horas.

Para eso utilizo mi agenda Charuca día vista. Yo tengo la Jumbo, que es la más grande y me viene genial para organizar el día a día.

Lo que hago es sentarme cada viernes con los objetivos que tengo que cumplir la semana siguiente, teniendo en cuenta las citas, redes sociales y asuntos personales y organizo hora por hora en qué voy a estar metida.

Parece una tontería, pero esta organización “modo alemán” ha aumentado muchísimo mi productividad.

La mía tiene otro diseño exterior, pero por dentro es igual, a excepción de unas páginas de puntos para notas finales, que debe ser un añadido más reciente. ¡Me encanta!

Fin

Hasta aquí este primer post de mi sección Vida Emprendedora, que nada tienen que ver con el copy en sí, pero que me apetecía estrenar.

Y ya sabes como somos las personas cuando estrenamos algo, ¡estamos como niños pequeños en el día de Reyes Magos!

Así que, no le cortes el rollo a esta niña ilusionada y escríbeme en comentarios qué otras herramientas utilizas que disparen tu productividad. Te prometo probarla.

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