Herramientas de productividad para una copy ocupada

Si eres emprendedor necesitas controlar todas las herramientas de productividad a tu alcance. Bueno, no todas, solo aquellas que realmente te ayuden a trabajar mejor (que no más). En este artículo te cuento cuáles utilizo yo en mi negocio de copywriting, identidad verbal y comunicación estratégica.

¿Te cuento un secreto?

Soy una máquina de la productividad. Y cuanto más tiempo dedico cada mes a implementar nuevas rutinas mejor uso hago de mi tiempo.

De hecho, en mi grupo de mindset, que está lleno de diseñadores hipercreativos y desastres en lo que a organización se refiere, siempre tenemos una coña.

Deberías dar un curso de métodos de organización

Bien. No es el caso porque lo mío es el copywriting, pero no hay motivo para no utilizar mi blog como medio para contarte cómo logro organizarme.

Porque al final, los copys al igual que los diseñadores, community managers y resto de profesionales del marketing, trabajamos con procesos, fases y plazos de entrega.

Así que hoy aprovecho para contarte cuales son las herramientas de productividad que más utilizo.

Seguro que podrás sacar algo de provecho.

¿Empezamos?

Por qué deberías utilizar herramientas de productividad

Sí, vas a tener que utilizarlas.

Mi primer consejo es que huyas de la idea de que las herramientas de gestión son sólo para las personas que tienen equipo.

Para aquellos que aún hacen uso del Juan Palomo, estas son imprescindibles.

Piensa que en cada proyecto en el que trabajas vas a desarrollar unas fases concretas y tienes plazos distintos.

Las herramientas de gestión no son solo para los negocios con equipo. Los freelances solos pueden sacar mucho provecho de ellas para organizar el tiempo y cumplir con los plazos sin morir en el intento.

Además, tendrás reuniones con clientes y colaboradores, y, muy probablemente, más de un proceso de formación pendiente.

¿Cómo vas a organizar todo esto sin tener un panel que te lo ponga todo claro?

¿Cómo vas a saber qué trabajo tienes que sacar cada día para llegar a los plazos?

Yo, desde luego, no puedo. ¿Puedes tú?

Si la respuesta es lo hago a trompicones, a continuación te cuento mis herramientas favoritas.

Notion

Es una de mis herramientas de productividad digital esenciales y que, además, ha sustituido a muchas otras (te cuento que este artículo ha sido editado el 24.08.2021 y he eliminado como 4).

Se trata de un programa online que tiene una barbaridad de aplicaciones.

Me la descubrió una compañera diseñadora y, cada vez que hablo con ella, no puedo evitar darle las gracias.

Te cuento.

Notion tiene un tablero muy fácil de utilizar y totalmente personalizable. Además, puedes tener distintos espacios si estás trabajando, como yo, en distintos proyectos.

Lo puedes ver a la derecha.

Lo más potente es que, dentro de cada sección, puedo tener el contenido organizado como yo quiero y con las funcionalidades de otros programas:

Listas de tareas y tableros como Trello
Vista de lista para hacer seguimiento a todo tipo de proyectos como Asana
Calendarios para organizar proyectos y cualquier cosa.

Todo aquel a quien se la he recomendado ha cambiado sin dudarlo y la adora. Es una de las herramientas más brutales que he utilizado.

Para qué utilizar una de las herramientas de productividad más potentes

Yo tengo mi vida en Notion, literalmente.

Pero quiero contarte, concretamente, para qué la estoy utilizando:

Organizo el proyecto Máster de Identidad Verbal con mi socia, Haizea de Pedro.
- Lista de tareas de cada proyecto
- Objetivos
- Seguimiento de estrategias
- Lista de ideas sobre qué podemos ir implementando.
Para mi propio proyecto, estos son algunos de los usos que le doy:
- Lista de contactos.
  - Clientes, colaboradores y demás. Aquí guardo sus datos, y en qué tipo de proyectos hemos colaborado o podríamos colaborar. Lo que viene siendo una ficha de toda la vida.
- Organización de mis dos blogs.
  - Fecha de publicación, keywords, links utilizados en cada artículo, etc.
- Organización de las sesiones 1a1 en mis programas de comunicación.
  - Objetivos y qué vamos a trabajar en cada sesión.

Y podría seguir hasta el infinito pero, seguro que ya te haces una idea del partido que le puedes sacar a estar herramienta.

Aquí tienes un artículo en el que te cuento mucho más sobre Notion y lo comparo con otra de mis favoritas, Airtable.

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Google Calendar

Sin duda la más popular y la que me ayuda a evitar el caos en lo que a fechas importantes se refiere.

La utilizo principalmente para agendar las sesiones de valoración gratuitas y las reuniones con clientes y colaboradores.

Me encanta las opciones de color y la posibilidad de pegar allí la sala virtual para la reunión. Además, está el nuevo Google Meet up. Aunque aún no puedo darte una opinión muy favorecedora porque la mitad de las veces que la he utilizado he tenido problemas con el sonido.

Soy muy de Zoom.

Además, organizo mi tiempo en bloques temáticos, con lo que esta herramienta me viene perfecto.

Para que te hagas una idea si no sabes de lo que hablo: los viernes los dedico enteros a mi negocio; los jueves al Máster de Identidad Verbal.

Todo esto lo tengo organizado en mi Google Calendar y me permite, de un vistazo, saber cómo va a ser mi día o mi semana.

Bullet Journal

Esta ha sido la última incorporación en herramientas de productividad pero, sin duda, una de las que más me ha cambiado y mejorado.

De hecho, hasta he abierto un blog para contarte cómo me organizo con ella.

Un bullet journal es una libreta que utilizas para aumentar tu productividad y organizar tu vida. En mi caso, la tengo muy enfocada a mi negocio.

¿Para qué la utilizo? Te podría decir que, para todo, pero creo que te gustará saber cosas más concretas:

Para llevar un seguimiento de mis objetivos.
- Tengo un apartado para mis objetivos y mi bullet journal me permite dividirlos y crear tareas y subtareas. Lo mejor es que, hacer el seguimiento de estas, es de lo más sencillo.

Para registrar mis ideas para las redes sociales.
- Y, sobre todo, encontrarlas después.

Para llevar el registro diario de mis tareas.
- Cada día abro una nueva hoja y organizo mi día. Tengo espacio para las reuniones y las tareas prioritarias. Todo lo que quede pendiente, tiene su lugar en mi libreta y lo organizo al terminar el día.

Si quieres sabes más, te invito a leer este post.

¿Qué herramientas utilizas tú en tu emprendimiento para ser más productivo?

Te leo en comentarios.

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